5 Mẹo Giúp bạn Giao Đúng việc cho Đúng người.

Cổ nhân có câu “dụng nhân như dụng mộc”, từ “DỤNG” có nghĩa là “DÙNG”, từ “NHÂN” có nghĩa là “NGƯỜI” và từ “MỘC” có nghĩa là “CÂY” hoặc là “GỖ” theo nghĩa Hán Việt. Vậy hiểu một cách đơn giản “DỤNG NHÂN NHƯ DỤNG MỘC” nghĩa là “CÁCH SỬ DỤNG CON NGƯỜI VÍ NHƯ LÀ CÁCH SỬ DỤNG CÂY, GỖ VẬY’.

Điều này hoàn toàn đúng trong kinh doanh. Các nhà lãnh đạo cần chọn đúng người và giao những nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và sự thành thạo của họ. Từ đó phát huy tối đa tiềm năng của mỗi cá nhân và tạo ra hiệu suất vượt trội cho tổ chức.

Sử dụng phương pháp “BALM”

Tới đây, bạn có thể áp dụng phương pháp “BALM” – bốn bước để phân bổ vai trò chính xác:

• Break: Chia nhỏ các mục tiêu lớn của nhóm thành các nhiệm vụ cụ thể, cá nhân. Liệt kê tất cả các nhiệm vụ, và sau đó xếp hạng tầm quan trọng cho từng nhiệm vụ.
• Analyze: Phân tích và liệt kê các năng lực cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ.
• List: Liệt kê năng lực của từng thành viên trong nhóm.
• Match: Kết hợp các cá nhân với năng lực nhiệm vụ.

Mẹo 1:

Một cách đơn giản để làm điều này là viết ra các năng lực cần thiết cho mỗi nhiệm vụ lên một mảnh giấy note màu đỏ (hoặc màu bất kỳ), và năng lực của từng thành viên lên mảnh màu vàng (hoặc màu bất kỳ). Sau đó, bạn có thể di chuyển chúng xung quanh khi bạn kết hợp năng lực của từng người với vai trò sao cho phù hợp nhất.

Tuy nhiên, trong thế giới thực, bạn sẽ thấy rất nhiều điểm chồng chéo và khoảng trống. Trong trường hợp như vậy, bạn phải xem xét các quyết định.

Chồng chéo và khoảng trống

Khi xuất hiện sự chồng chéo, bạn có hai lựa chọn: Hoặc phân bổ các cá nhân đủ điều kiện tốt hơn cho các nhiệm vụ quan trọng hơn hoặc phân bổ nhiệm vụ cho người ở cấp tổ chức thấp nhất đủ điều kiện để thực hiện công việc. Cả hai cách tiếp cận đều có sự phù hợp riêng trong các tình huống khác nhau: Một cho phép bạn thực hiện công việc với mức độ chắc chắn cao hơn, cái kia cho phép bạn làm điều đó hiệu quả hơn và với chi phí thấp hơn.

Khi có khoảng trống, bạn cần phải đào tạo các thành viên nhóm hiện tại, hoặc tuyển dụng để lấp đầy khoảng trống. Thông thường, đào tạo là lựa chọn tốt nhất: Không chỉ tiết kiệm chi phí hơn, bạn còn biết nhiều hơn về tài năng và phương pháp làm việc của cá nhân. Mặt khác, một người mới được đào tạo thường có rất nhiều lý thuyết, nhưng lại thiếu kinh nghiệm trong việc ứng dụng vào thực tế.

Việc tuyển dụng thường rất tốn thời gian (thời gian để thống nhất vị trí tuyển, tìm kiếm hồ sơ, phỏng vấn, lựa chọn, đào tạo…) và tốn kém. Hơn nữa nó cũng không phải là phương án chắc chắn: ngay cả khi sử dụng phương pháp kiểm tra và phỏng vấn tốt nhất, các ứng cử viên vẫn có thể che giấu những thất bại của họ mà chỉ khi đảm nhận vai trò trong vài tháng bạn mới phát hiện ra.

Mẹo 2:

Một lời khuyên hữu ích được truyền từ thế hệ này sang thế hệ quản lý khác là “đừng bao giờ đánh giá thấp giá trị của tinh thần đồng đội, động cơ và sự chăm chỉ”. (Cũng như “Và đừng bao giờ đánh giá quá cao kiến thức và hiểu biết của mọi người”.)

Mẹo 3:

Tuy nhiên, nếu ai đó làm cho đội nhóm đi xuống, bạn cần phải chủ động trong việc quản lý điều này. Những người năng suất kém tạo ra hình mẫu xấu và là rào cản cho các hoạt động của đội nhóm để hướng tới thành công.

Hãy chắc chắn rằng bạn nói chuyện với nhân viên có hiệu suất kém để họ nhận thức được tình hình. Và đảm bảo rằng bạn nhanh chóng hiểu và loại bỏ bất kỳ trở ngại nào về hiệu suất. Cung cấp cho một số cơ hội nhỏ nhưng công bằng để thực hiện theo yêu cầu (về khía cạnh này, điều chỉnh tình hình hiện tại mang kết quả nhanh hơn nhiều so với tuyển dụng thành viên mới). Tuy nhiên, nếu hiệu suất không cải thiện đến mức thỏa đáng, thì người có năng suất kém cần phải được chuyển khỏi nhóm.

Trao đổi với từng thành viên trong đội nhóm

Sau khi quyết định từng người vào từng vai trò, bạn phải truyền đạt quyết định cho đội nhóm của mình. Mỗi thành viên phải biết vị trí của mình trong đội nhóm. Vai trò của mỗi người cần được xác định rõ ràng, với trách nhiệm cá nhân, thẩm quyền và trách nhiệm giải trình cũng cần được làm rõ (tốt nhất nên thể hiện bằng văn bản).

Một gợi ý cần nhớ là không có thành viên nào trong nhóm của bạn nên suy nghĩ:

• Chúng ta ở đây làm gì?
• Chúng ta phải làm gì?
• Tôi có thể làm gì?

Mẹo 4:

Tạo một đội nhóm “tinh nhuệ”, nhưng hãy đảm bảo bạn có phương án dự phòng hoặc thay thế cho những vai trò quan trọng. Điều quan trọng là phải có ‘một vài người tốt’ thay vì có ‘quá nhiều người’. Nhưng hãy nhớ bạn phải có phương án dự phòng trong trường hợp mất người quan trọng.

Mẹo 5:

Nghiên cứu cho thấy rằng các nhóm đa dạng có thể thành công hơn các nhóm có nền tảng tương đồng nhau. Những người trong nhóm đa dạng mang lại những trải nghiệm khác nhau, ít bị “suy nghĩ theo nhóm” và có xu hướng ít bị các xung đột có thể phát sinh.

Cuối cùng, nếu bạn cứ đánh giá một “con cá” bằng khả năng “trèo cây”, thì “cả đời” nó sẽ tin mình thật “vô dụng”. Nhưng nếu cho ra biển lớn, một ngày nào đó nó sẽ là con cá bơi nhanh nhất!

(Nguồn: ST Internet)